Archiviazione sostitutiva

Pubblicato in Prodotti e Servizi

conservazione digitale_800x600L’archiviazione sostitutiva o conservazione elettronica è un sistema di procedure informatiche, regolamentate dettagliatamente dalla normativa italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, grazie a precise regole tecniche che garantiscono le caratteristiche fondamentali di autenticità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti stessi.

Sotto determinate condizioni, tale procedura legale/informatica equipara i documenti elettronici a quelli cartacei permettendo all’azienda di ottenere vantaggi sotto numerosi punti di vista, ovvero di risparmiare sui costi di stampa, di archiviazione e di stoccaggio. Nel caso della documentazione che deve essere conservata per più anni o per sempre, a norma di legge, il risparmio è ancora maggiore. La validità legale è garantita dalla firma digitale e dalla marca temporale, due elementi fondamentali che marcano un documento e lo rendono non più modificabile nel tempo. Premesso che il software di conservazione digitale non serve quasi a nulla nell’archiviazione sostitutiva, il processo coinvolge diverse figure dal ruolo fondamentale, che devono avere diverse competenze.

Il sistema di conservazione/archiviazione sostitutiva agisce infatti secondo precisi modelli organizzativi e regole ben definite e può essere svolto internamente all’azienda o alla pubblica amministrazione o esternamente, in quest’ultimo caso sia totalmente che parzialmente. I soggetti coinvolti sono almeno tre:

  • Responsabile della Conservazione
  • Responsabile della Gestione Documentale
  • Responsabile della Privacy e della Sicurezza.

Trattasi appunto di ruoli chiave sia nel caso delle pubbliche amministrazioni che in quello di soggetti privati come le aziende, che devono aggiornarsi alle nuove competenze richieste dalla normativa adottata per la digitalizzazione del Paese. La tecnologia è qui fondamentale, ma ancora più lo sono l’analisi e il processo: se non vi è una gestione digitale del processo, se non c’è analisi, se non c’è reengineering e se non si ridisegna bene ciò che l’azienda o la pubblica amministrazione dovrà fare in termini organizzativi e processuali, si potrà usare la tecnologia migliore o il software più efficace ed efficiente ma non si andrà da nessuna parte.

Qui, la problematica maggiore risiede infatti sempre nella paura del cambiamento, nell’ostilità al cambiamento, nelle emozioni tipiche che tantissime persone hanno, soprattutto in un mondo del lavoro – quello odierno – dove magari da decenni si è abituati a operare in un determinato modo. Diventa dunque difficile quando un’azienda o una pubblica amministrazione deve adeguarsi obbligatoriamente al cambiamento perché lo impone la legge, così va a finire spesso e volentieri che si chiama un consulente esperto in materia di conservazione digitale che tenta di formare il personale, alla ricerca soprattutto di quel Responsabile della conservazione che dovrà gestire dei processi nuovi, digitali, con i quali non ha mai probabilmente avuto a che fare prima d’ora, e attestarne il corretto svolgimento.

Il processo di conservazione prende avvio con la memorizzazione dei documenti ed eventualmente anche delle loro impronte e termina con l’apposizione della firma elettronica e della marca temporale. In questo processo, il Responsabile della conservazione ha infatti diversi ruoli, tra cui:

    • definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare
    • gestisce il processo di conservazione e ne garantisce la conformità alla normativa vigente nel tempo
    • genera il rapporto di versamento
    • genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, laddove previsto
    • monitora che il sistema di conservazione funzioni correttamente
    • assicura la verifica periodica dell’integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi
    • adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione

predispone il manuale di conservazione di cui all’articolo 8 e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti

E altri ruoli ancora. L’archiviazione sostitutiva, sebbene rappresenti per molti una novità non semplice da adottare, aggiunge però dei vantaggi incredibili a ogni PA e alle aziende, legati all’eliminazione della carta. Migliore competitività, minori costi, maggiore rapidità nel reperimento dei documenti e delle informazioni in essi contenute, migliore organizzazione, processi più snelli, moderni e rapidi sono infatti tutti fattori che non possono più non essere tenuti in considerazione. Ecco perché, nonostante il software necessario per gestire il processo sia certamente importante, sia ancora più fondamentale avere più chiaro tutto il resto.

In quest’ottica, per ogni dubbio, perplessità, domanda e soprattutto supporto all’archiviazione sostitutiva o conservazione digitale, è possibile rivolgersi a degli esperti che aiutino a comprendere tutto il processo. Tra questi, si menziona Nicola Savino, professionista riconosciuto in tema di fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva.