Tutti noi conosciamo il famosissimo client di posta elettronica Gmail, probabilmente uno dei più utilizzati nel mondo. Decine di milioni di persone usano Gmail per ricevere ed inviare posta elettronica: il servizio gratuito ed estremamente utile è anche sicuro e ben organizzato, e queste sono alcune delle caratteristiche che rendono Gmail molto apprezzato a livello mondiale. Come altri servizi di mail, anche Gmail si è modificato nel corso degli anni, di volta in volta aggiungendo nuove funzioni pensate per rendere il suo utilizzo sempre più facile e funzionale da parte degli utenti, e per portare migliorie e vantaggi rispetto alla concorrenza. Infatti Gmail ad oggi è un servizio di posta elettronica particolarmente utile per chi cerca un client improntato alla massima produttività, per l’uso quindi non solo personale, ma anche a livello professionale. Del resto chiunque è molto attivo sa bene che gestire magari decine o centinaia di mail al giorno può essere complesso, se non si usa uno strumento che sia in grado di reggere il lavoro e magari di snellirlo e renderlo più semplice.
Se volete rendere il vostro account di Gmail ancora più produttivo e quindi più utile per il vostro lavoro quotidiano, dovete sapere che ci sono diverse funzionalità che potete attivare. Gmail è uno dei migliori client di posta elettronica attualmente disponibile: facile da usare, comodo, pratico e veloce. Intuitivo da usare per scopi personali, è comunque un ottimo strumento anche dal punto di vista professionale e proprio per questo motivo vogliamo darvi qualche consiglio per sfruttare al meglio il vostro account Gmail.
Personalizzare Gmail: qualche esempio su come fare
Potete utilizzare delle estensioni per rendere il vostro account Gmail, sia per uso personale che professionale, ancora più produttivo.
- Creare delle risposte automatiche, anche suddivise per utente. Grazie alla risposta automatica personalizzata rispetto alle mail di un certo utente, risparmi moltissimo tempo. Tutto quello che devi fare è andare su Impostazioni, quindi su Filtri e Crea nuovo filtro ed impostare il filtro di cui hai bisogno per velocizzare il tuo lavoro (e non dover rispondere personalmente ad ogni mail, ad esempio se sei in ferie o comunque non hai accesso all’account).
- Rinominare le email. Un modo utile per poter gestire meglio le mail che arrivano da altri? semplice, rinominarle, in modo da poter catalogare correttamente l’oggetto delle mail che arrivano dai vari mittenti. Puoi modificare l’oggetto della mail, e il mittente non riceverà alcun tipo di notifica di quanto avvenuto.
- Programmare l’invio delle mail. Se vuoi inviare un messaggio di posta elettronica più avanti, fra qualche ora, puoi semplicemente programmare gli invii in modo semplice e veloce. E puoi anche programmare invii ripetuti, secondo le tue necessità.
- Programmare le risposte di gruppo. Una estensione come Batchy reply permette di rispondere a più mail contestualmente.
- Evitare lo spam personalizzando le impostazioni dei filtri. Se oltre che più produttivo volete rendere Gmail ancora più sicuro, non dovete assolutamente dimenticare di impostare in maniera adeguata i filtri antispam che sono automatici su Gmail. Tutti noi sappiamo bene quanto è fastidioso ricevere mail di spam ad ogni ora, che ci distraggono e che possono essere anche potenzialmente pericolose per il nostro account ed i nostri dati personali. Evitare lo spam è possibile e non è neppure troppo complicato. Per questo motivo è bene cercare di personalizzare al meglio le impostazioni anti spam che anche Gmail possiede (ad esempio è possibile creare liste di utenti sane, che quindi sono escluse dai filtri). Se poi volete avere un po’ di sicurezza in più, tutto quello che dovete fare è dotarvi di un ottimo programma anti spam che vi aiuta a contenere le mail di phishing e quelle che non vi interessano.